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鍾子磊會計師談: 如何應付國稅局查帳
發布日期:07/18/11

妳收到國稅局IRS的信了,妳會問自己,怎麼辦?國稅局要查我的稅嗎?先不必驚慌,看清來信再說。

壹、國稅局通知(Notice)
(壹) 妳的來信右上角有否CPXXX兩個字母,如果有,好消息,這不是查帳,只是壹個電腦自動産生的通知,它是非常簡單來處理的。有四類這樣的通知:
1. 糾正錯誤通知
2. 罰款計算通知
3. 利息計算通知
4. 少付稅通知
雖然這不是查帳,只是通知,但妳仍然要及時回複,否則,這個通知上列明的次日會成爲永久性的記錄。如果妳認爲自己有困難來處理這類事情,請委托妳的會計師或其他專業會計師爲妳處理。會計師爲妳省下的時間和金錢,通常多於妳自己做又做錯産生的時間和金錢的費用。
這類被查最多的是賣掉有價證券和房沒有報在 SCHEDUAL D 中, 請記住,五年之內, 如果妳有這種情況,國稅局壹定會找到妳,州稅務局壹定會來查妳的房屋交易. 通常來信會嚇到妳. 因爲補稅額和罰款及利息非常大.
因爲稅局認爲妳的股成本是0, 妳的房屋淨利是妳的賣價,沒有成本和二十五(單人) 或五十萬的免稅額.
遇到這種情況, 妳別無選擇, 在來信回複上寫上不同意, 然後整理資料來應對.
如果妳的股票和債券每年都有報CAPITAL GAIN 和 股息, 妳的ADJUSTABLE BASIS 就是賣價,妳不必交任何稅. 如果妳的房子自住超過兩年, 夫妻和住, 房屋增加值的五十萬免稅.
可以肯定的說, 長期投資的投資人,在賣出股票和債券時,多付了稅,而妳的會記師永遠不會承認,如果他很愛面子的話. 妳可以這樣問他, 我的BASIS 是買價還是調整價, 如是買價, 妳的會記師錯了. 如果是調整價, 妳有GAIN 嗎? 如果有, 妳的會記師又錯了.
收到這種通知,國稅局會給妳三種選擇: 1: 全部同意 2: 同意部分 3: 完全不同意          
普通的納稅人看到這裏,如果的確是自己的錯誤,壹般會選第壹項,簽字寄出欠款.
但是,仔細看清有沒有罰款, 如果有,妳是有少付的可能,罰款是可以減免的,但條件是妳的保稅紀錄良好,從沒欠稅,沒被查稅,即使被查過,也從沒有過問題. 或請專業的會計師去和稅局談,雖然大多會計師不做,但仍有很多會計師會做.妳可以不付錢,讓會計師從減免的罰款中提成,妳省錢省力.
即使妳認爲國稅局是對的,妳仍然可以找會計師看壹下,同樣, 妳可以不付錢,讓會計師從減免的罰款中提成,妳省錢省力.讓會計師自己啃骨頭,妳做享其成.
如果國稅局確是錯誤,妳別無選擇, 最好找專業的會計師,和稅局據理力爭.如有必要,做稅表的修改.1040X. 我們以後再談.
二、通信查帳(Correspondence Audit)
(二) 如果妳收到的信有如下內容:
Dear Mr. Or Ms:
We‘re examining your Income Tax Return. We need you to provide and verify the following checked items claimed on your return……
Schedule C
如果妳收到以上來信,那麼妳收到了國稅局的通訊查帳通知。通訊查帳是各種查帳當中最簡單的,妳不必和國稅局的審計員面對面。通訊查帳通常用來比較直接的事情。比如,國稅局可能要求妳寄出壹段時間妳買賣股票的記錄來確認妳的盈收是否屬實,如果妳有買賣股票。或者會要求妳提供公證行(Escrow)的Closing Statement結算單,如果妳有買賣房屋的話,而且修改過的稅表1040X通常通過通信來驗證。
通常有三種通信查帳:
1. 問答式和Checkbox
2. 檢驗清單和Checkbox
3. 建議改變
對於第壹類和第二類,妳需要寄給國稅局所列的項目並回答是否屬實。對於第三類,稅務局已確定他們會改變妳的稅表而不需妳來確認。對於第壹類、第二類通信查帳清單和Checkbox已指明妳需要提供的文件,在寄出之前要做複印留底,郵寄最好用Certified Mail,帶有簽字回執。
寄給國稅局的文件只要用複印件即可,原件要自己保留,萬壹原件寄給了國稅局,妳將永遠要不回來了。給國稅局通信壹定要寫壹個Cover Letter上面。如果妳仍有問題,妳可以上網:www.irs.gov或電:1-800-829-1040,耐心等待,或把妳的麻煩交給妳的會計師。
三、國稅局辦公室查帳(Office Audit)
(三) 如果妳收到信上有數字2202,那麼妳收到壹個到國稅局辦公室去的查帳。妳將會和IRS查帳員面對面交流。辦公室查帳是最普遍的查帳,大約50%的查帳會在國稅局辦公室進行。具體查帳內容已在國稅局給妳的信中列明。在信中,國稅局建議壹個時間和日期請妳去國稅局的辦公室去查帳,或者信上要求妳打個電話來預約會面。在以上兩種情況妳都必須打電話給國稅局,確認時間和日期。
下壹步是要將信上要求的項目圈起來,找出與妳的記錄有關的文件,編號整理分類,同時複印留底。在國稅局辦公室的審查,妳只需要準備和信件有關的問題,其它的不必準備。壹旦審計開始,妳必須建立妳的可信度,如果妳向國稅局審記員說壹次謊,他可能永遠都不再相信妳的話。如果對於相關問題妳不能回答或不確定,告訴他事實,並回答妳不知道或妳不確定。妳也可以要求更多時間來準備,但壹定要記清要跟蹤的每壹件事情。
如果妳確定妳稅表上的問題是事實,國稅局犯了錯誤,妳當然要爲自己辨護。如果妳能用事實和文件來證明,那妳將立於不敗之地。比如很多人都會收到1099表,很多人都會有減掉很多費用,這些通常會列在稅表1040 Schedule c。這些費用必須被證明是合理和必要的。又比如某大會計師爲某大富翁報稅時,爲了能減稅,用汽車費用來遞減,因爲壹英哩可以減少0.48的收入,於是會計師設計了巨大的抵稅額,但國稅局推算回來發現該富翁需要每天開車二千英哩才能抵掉這些費用,因此成了笑話。
如果妳丟失了某些文件,也不必驚慌。妳可以有各種各樣的方式來彌補。如果妳是公司老板,七十五美金以下的報銷可以不用收據。如果有大宗開銷而記錄又在大火或搬家中丟失,妳可以找到相關信件或任何與此有關的東西來代替。比如妳有裝修辦公室,而裝修的文件和承包商都不見了,妳可以用圖片來代替,也可以用和房東的通信往來證明費用。
審訊員通常會問妳壹個問題:“妳的收入都有報嗎?”
如果沒有,不必爲它爭辨,承認妳沒有報的部分。通常人們會忘記利息和1099所得,如果妳的W-2或1099有錯誤,或國稅局有錯誤,妳可以要求時間來改動它。
不要認爲妳沒有任何收入就不必報稅,如果妳報的收入接近貧困線,國稅局審證員會問妳是如何生活的?所以妳要向國稅局講明妳的存款、親屬幫助、殘障生病補助金和其它不必報稅的收入。以下幾點也需註意:
負擔(Dependent)免稅額
如果妳將妳父母做爲妳的負擔,那麼妳必須能證明妳有提供他們50%的生活費用。同樣,如果妳是離婚的父母,但宣稱孩子是妳的負擔,妳也許要證明妳有權這樣做。比如要出示付給小孩的撫養費的銀行回抵支票以及離婚協議中誰撫養小孩。
2. 如果妳宣稱盜竊損失
妳必須能證明明所有清單上的東西用報警報告、相片、購買收據和保險索陪單據。
3. 慈善捐款
以前國稅局對此要求較松,但現在要求較嚴,最好用支票來做善事而不要用現金。
4. 雇主不返還的雇員費用
如果妳不是自雇,即妳有w-2表。但妳羅列了壹些如汽車、旅行或家庭辦公室的費用,國稅局對此非常計較和持懷疑態度。如果妳的雇主不返還此類費用的話,壹定要有書面證明。我所做過的審記就有很多此類。我服務的報稅人被要求證明所有的汽車費用。壹年365天,每壹天的活動目的地,旅館的收據、餐館的費用等等,非常麻煩。
5. 如果妳用綜合抵稅額
如果妳不用標準抵稅額而用綜合抵稅額,妳要將所有的房屋利息1098表、地産稅的單據及自付保險單的金額列清,準備好並留存五年。
四、在報稅人的公司或家庭查帳(Field Audit)
如果妳收到的國稅局信上有“3253”數字,那麼妳收到了國稅局要到妳的公司或家裏查帳的通知。這種查帳稱做Field Audit。許多收到這種查帳的是壹些國稅局懷疑沒有全部申報所得的雇主和將家庭費用或個人費用當做公司費用的小雇主。因此,Field Audit集中在沒有申報的收入,確認公司費用是否正確,賣掉公司資産,出租房屋收入及將雇員定義成承包商或將承包商當成雇員。
對於此類查帳,準備方式和以上二類和三類壹樣,首先要預約時間,預約時間時,請要求至少壹至二個月來準備,這樣妳才能有足夠的時間。如果妳有自己的會計師,請妳的會計師爲妳準備壹切,但妳需要簽壹份委托書,Power of Attorney,這樣妳的會計師就可以爲妳做壹切了。
如果妳不想請會計師,妳要自己細心研究自己的1040稅表或公司的1120表。
請切記,國稅局選上審核妳和妳的公司,不是任意或隨意的,壹定是稅表上的東西引起了他們的註意。這種Field Audit最難準備,因爲國稅局並不告訴妳他們將查什麼。他們將會查所有收入和支出。但易被查的行業都大致有譜:如餐館、加油站、帶有餐廳的旅館、賭場、律師、音樂制作公司、連續虧損數年卻仍在經營的公司、以前盈利但去年報虧損卻拿到或想拿到退稅垮支票的個人或公司、有很大的Schedual C費用抵減的個人等。當然遠不止這些,這只是我本人的經驗。
同樣,準備審核的方式和以上都壹樣,要有次序,要將文件準備得井井有條。同時要知道,國稅局審計員要看的是什麼,請到www.irs.gov,找到Form4700和Form4700 Business Supplement,然後妳就會學到很多心得體會。最最重要的壹點,要讓國稅局確信妳是誠實的,妳的會計師是誠實的。
最好的對付查稅的辦法是不被查稅。所以請專業和認真的會計師把妳的稅做好,做準確是最好的預防辦法。不要爲了省稅和退稅,編造壹些費用和減稅項目而得不償失。
鍾子磊會計師事務所電話:
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鍾子磊
★美國會計師協會成員
★加州註冊會計師,
    CPA執照號碼97729
    審稽員(Auditor)
★上海理工大學學士
★加州國際大學碩士
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